Questionario Compliance Privacy

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La presente checklist serve a fare una prima valutazione sullo stato di conformità dell’organizzazione aziendale dell’investigatore privato o dell’informatore commerciale, alla normativa sul trattamento dei dati personali (GDPR 679/2016 e D.lgs 196/2003 e s.m.i.). La compilazione richiederà non più di 15 minuti.
Le domande sono prevalentemente a risposta chiusa.
Solo in alcuni casi sarà richiesto di precisare alcune informazioni inserendole manualmente. E’ fondamentale rispondere in modo veritiero. Isdifog srls riceverà una mail con le risposte rese e elaborerà una relazione riportante gli elementi che risultano in linea con gli adempimenti previsti dalla normativa sul trattamento dei dati personali, e i profili di criticità riscontrati.
Tale relazione verrà poi trasmessa a mezzo mail.

Prima di iniziare è necessario accettare le seguenti clausole

Accettazione termini del servizio(Obbligatorio)

Accetto i termini del servizio

Accettazione clausole vessatorie(Obbligatorio)

Accetto in modo specifico le clausole in grassetto nei termini del servizio (c.d. vessatorie ex artt. 1341 c.c.)

Accettazione informativa(Obbligatorio)

Accetto l'informativa sul trattamento dei dati personali

Consenso finalità di marketing

Presto il consenso al trattamento dei dati personali per finalità di marketing diretto

DATI DEL TITOLARE

Ragione sociale(Obbligatorio)

Sede legale(Obbligatorio)

P.Iva / C.F.(Obbligatorio)

Email(Obbligatorio)

Sito Internet(Obbligatorio)

Se non si ha un sito web scrivere nessuno

Breve descrizione dell'attività svolta(Obbligatorio)

SOGGETTI COINVOLTI NEL TRATTAMENTO

Nella Sua azienda tutte le attività di trattamento dei dati personali vengono svolte internamente o sono svolte anche da soggetti esterni (es. commercialista, consulente del lavoro, server provider esterni etc..)?(Obbligatorio)

Svolgiamo tutto internamente

Alcune attività di intrattenimento dei dati sono svolte da società e/o professionisti esterni

Avete un elenco completo di tutti i soggetti esterni (c.d. responsabili del trattamento) che trattano i dati personali per Vostro conto in base a un contratto di servizi?(Obbligatorio)

Alcuni trattamenti di dati personali sono svolti congiuntamente ad un altro soggetto (c.d. contitolare del trattamento)?(Obbligatorio)

Avete sottoscritto un accordo sul trattamento dei dati personali con tutti i responsabili del trattamento e con tutti i contitolari?(Obbligatorio)

Altro

Avete verificato che i responsabili e i titolari del trattamento siano adeguati alla normativa GDPR e/o che trattino dati personali correttamente?(Obbligatorio)

Se si specificare in che modo

Specifica in che modo(Obbligatorio)

Avete dipendenti?(Obbligatorio)

Quanti di loro trattano dati personali?(Obbligatorio)

I dipendenti hanno mansioni diverse tra loro?(Obbligatorio)

Ciascun dipendente accede solo ai dati che necessita di trattare i base alla sua mansione?(Obbligatorio)

No, tutti vedono tutto

I dipendenti vengono formati periodicamente sulla normativa privacy e sulle prassi da applicare per evitare violazioni di dati personali?(Obbligatorio)

E’ stata predisposta una policy sull’utilizzo dei dispositivi informativi (smartphone, computer etc..) condivisa con i dipendenti?(Obbligatorio)

E' stato nominato un DPO?(Obbligatorio)

Sono state fornite delle motivazioni per cui il DPO non è stato nominato?(Obbligatorio)

Note e/o precisazioni

ADEMPIMENTI E PRINCIPI GENERALI

Viene rilasciata l’informativa sul trattamento dei dati personali al cliente?(Obbligatorio)

Viene rilasciata l’informativa sul trattamento dei dati personali al dipendente?(Obbligatorio)

Viene rilasciata l’informativa sul trattamento dei dati personali alla persona informata sui fatti?(Obbligatorio)

Non rendo l'informativa, ma mi qualifico come investigatore privato

Nella fase di raccolta dei dati personali, vi assicurate di raccogliere solo i dati necessari per le finalità di investigazione e/o di informazione commerciale?(Obbligatorio)

Si, raccolgo solo i dati necessari

No, generalmente tendo a raccogliere tutte le informazioni che trovo, anche quelle non direttamente connesse con la finalità investigativa

Altro

Note e/o precisazioni

REGISTRO DEL TRATTAMENTO

E’ stata fatta una mappatura delle attività di trattamento ed è stato predisposto un registro del trattamento?(Obbligatorio)

Il registro del trattamento viene aggiornato periodicamente?(Obbligatorio)

Altro

PROCEDURE INTERNE

Avete definito una procedura interna per la gestione dei c.d. data breach (violazione dei dati personali)?(Obbligatorio)

Altro

NB: Il GDPR prevede che in caso di violazione dei dati personali il Titolare debba effettuare una valutazione dei rischi derivanti dalla violazione, e, ove i diritti e le libertà degli interessati siano in pericolo, procedere alla notifica della violazione all’Autorità Garante per la Privacy entro 72 ore dalla scoperta, e, in taluni casi, procedere alla notifica della violazione anche nei confronti degli interessati.

Avete definito una procedura interna per riscontrare nei tempi previsti dalla normativa le istanze degli interessati per l’esercizio dei loro diritti?(Obbligatorio)

Altro

NB: Il GDPR prevede che ove l’interessato avanzi richiesta di accesso ai suoi dati, e/o ne richieda copia, il Titolare debba rispondere entro 30 giorni dalla data della richiesta. Il Titolare deve poi anche garantire l’esercizio del diritto di cancellazione, di rettifica, di limitazione del trattamento, di opposizione e di portabilità dei dati.

24) Avete definito un piano di cancellazione dei dati personali e della documentazione conservata al termine del periodo di conservazione?(Obbligatorio)

Altro

NB: Il GDPR prevede che quando è decorso il periodo di conservazione dei dati personali questi debbano essere cancellati, distrutti o anonimizzati (sia quelli trattati in formato cartaceo che quelli trattati in formato elettronico)

Come viene distrutta la documentazione cartacea?(Obbligatorio)

I documenti cartacei vengono buttati integri negli appositi cestini

Ogni foglio viene inserito nel distruggi documenti

Viene dato incarico a una ditta di smaltimento rifiuti

Altro

Avete definito un piano di cancellazione dei dati personali e della documentazione conservata al termine del periodo di conservazione?(Obbligatorio)

Altro

Note e/o precisazioni

TRASFERIMENTI DI DATI PERSONALI FUORI DALL'UNIONE EUROPEA

Utilizza piattaforme cloud o software gestionali per lo svolgimento della sua attività professionale?(Obbligatorio)

Specificare quali: (dropbox, drive, cubbit etc...)

Specificare quali:(Obbligatorio)

Quale è il fornitore (provider) del servizio mail?(Obbligatorio)

Quale è il fornitore (provider) del servizio pec?(Obbligatorio)

Ha modo di verificare se i provider dei suddetti servizi (cloud, sofware, mail, pec) trasferiscono dati fuori dall’UE?

Altro

GEOLOCALIZZAZIONE E VIDEOSORVEGLIANZA

Utilizzate impianti di geolocalizzazione satellitare?(Obbligatorio)

Avete verificato dove vengono salvati i dati relativi alla posizione della persona investigata?(Obbligatorio)

Se tali dati vengono salvati su un server esterno, la società proprietaria di quel server è stata nominata responsabile del trattamento?(Obbligatorio)

Ci sono impianti di videosorveglianza in azienda?(Obbligatorio)

Avete fatto l’accordo con le rappresentanze sindacali o avete chiesto l’autorizzazione alla Direzione territoriale del lavoro per l’installazione della videocamere?(Obbligatorio)

No, non sapevo di chiederla

No perchè non ho dipendenti

No per il seguente motivo

Indicare il motivo(Obbligatorio)

Il raggio di azione delle telecamere riprende in modo fisso un dipendente mentre lavora?(Obbligatorio)

I sistemi di videosorveglianza installati prevedono la possibilità di collegarsi alle telecamere aziendali in tempo reale? Tale accesso è stato appositamente autorizzato dalle organizzazioni sindacali o dalla Direzione territoriale del lavoro?(Obbligatorio)

Si, ho la possibilità di connettermi alle videocamere in tempo reale, e nell’accordo sindacale/autorizzazione della DTL ho ottenuto specifica autorizzazione in tal senso

Si, ho la possibilità di connettermi alle videocamere in tempo reale, ma non ho chiesto apposita autorizzazione perché la possibilità di vedere le immagini in tempo reale è frutto di una modifica tecnica fatta in un momento successivo

Si, ho la possibilità di connettermi alle videocamere in tempo reale, ma non ho mai chiesto una autorizzazione ad hoc

No, non ho la possibilità di connettermi alle immagini in tempo reale

E’ previsto un sistema che permetta il controllo dei log di accesso alle immagini registrate per almeno 6 mesi?(Obbligatorio)

I cartelli che informano della presenza di telecamere sono posizionati prima o dopo il raggio di azione delle telecamere?(Obbligatorio)

Prima

Dopo

Note e/o precisazioni

DISPOSITIVI ELETTRONICI

Tutti i computer sono protetti da password?(Obbligatorio)

Si, tutti

No, solo alcuni

No, nessuno

Lo smartphone che utilizza per scattare foto e video nel corso delle indagini, è protetto da password?(Obbligatorio)

No, non utilizzo lo smartphone per raccogliere video e foto nel corso delle indagini

Specificare che tipo di password di sblocco è utilizzata: (es. segno grafico, numero, sblocco facciale o con impronta digitale)

Specifica la tipologia(Obbligatorio)

La galleria del suo smartphone è sincronizzata con un cloud per il salvataggio delle immagini?(Obbligatorio)

Specificare quale cloud (es. drive, dropbox, onedrive…):(Obbligatorio)

Le password vengono periodicamente modificate?(Obbligatorio)

Si, cambio periodicamente tutte le password che ho (mail, pec, computer, smartphone etc..)

Si, ma solo alcune, altre rimangono le stesse

No, non cambio praticamente mai le password

I dispositivi utilizzati per l’attività lavorativa che sistema operativo hanno?(Obbligatorio)

I dispositivi utilizzati per l’attività lavorativa sono dotati di antivirus?(Obbligatorio)

Si, versione a pagamento

Si, versione gratuita

Altro

I dispositivi utilizzati per l’attività lavorativa sono dotati di firewall?(Obbligatorio)

Altro

Note e/o precisazioni

MARKETING E NEWSLETTER

Effettuate attività di marketing diretto? Se sì in che modo?(Obbligatorio)

Specificare: (es. newsletter, telemarketing)(Obbligatorio)

In che modo viene raccolto il consenso specifico per l’attività di marketing?(Obbligatorio)

I consensi dati per l’attività di marketing sono tracciati? Sono in grado di dimostrare che gli interessati mi hanno prestato consenso specifico?(Obbligatorio)

Specificare in che modo posso documentare i consensi(Obbligatorio)

Se una persona mi chiede di non essere più contattato per finalità di marketing o per cancellarsi dalla newsletter, procedo alla sua cancellazione?(Obbligatorio)

Si, sempre

Si, a volta

No, mai

Note e/o precisazioni